Rejoindre une société en tant qu'administrateur ou dirigeant peut être une opportunité passionnante. Il peut être intéressant d'inscrire un rôle prestigieux sur votre CV, d'entreprendre une nouvelle expérience d'apprentissage, d'être rémunéré pour vos contributions à une entreprise, de nouer des liens avec d'autres membres de la communauté des affaires et d'aider une entreprise dont les activités vous sont proches et chères. En effet, devenir administrateur ou dirigeant d'une société peut présenter de nombreux avantages, mais aussi des risques.
Avant de vous lancer tête baissée dans un nouveau rôle passionnant en tant qu'administrateur ou dirigeant d'une société de l'Ontario, il est important que vous soyez conscient des devoirs qui vous incombent et des responsabilités auxquelles vous pouvez être confronté. De nombreuses personnes supposent que, parce qu'une société est sa propre personne morale en vertu de la loi, ses administrateurs et ses dirigeants ne peuvent pas être tenus personnellement responsables de ses pertes, mais la vérité est qu'ils peuvent l'être. En tant qu'administrateur ou dirigeant, vous pouvez être tenu personnellement responsable de ce qui suit
a) les pertes subies par la société en raison d'un manquement à votre obligation de loyauté ou de diligence à l'égard de la société ;
b) les opérations que vous approuvez pour le compte de la société pendant qu'elle est insolvable ou qui pourraient entraîner son insolvabilité (par exemple, le paiement de dividendes, le rachat d'actions ou le remboursement de prêts) ;
c) jusqu'à 6 mois de salaires impayés et 12 mois de congés payés impayés pour les employés de la société ;
d) les cotisations à l'assurance-emploi, à l'impôt sur le revenu ou au RPC que la société n'a pas correctement déduites du salaire de ses employés ;
e) la TVH non payée par la société ; et
f) les pertes subies par l'entreprise du fait que vous avez agi en dehors du cadre de vos fonctions.
Qu'entend-on par "obligation de loyauté" et "obligation de diligence" ?
Devoir de loyauté
En tant qu'administrateur ou dirigeant, vous êtes tenu d'agir honnêtement, de bonne foi et dans l'intérêt de la société dans son ensemble. Cela signifie que vous devez faire passer les intérêts de l'entreprise avant les vôtres, ce qui implique.. :
a) préserver la confidentialité des informations de l'entreprise ;
b) ne pas utiliser votre position dans l'entreprise pour développer une activité concurrente ou pour profiter personnellement des transactions de l'entreprise (par exemple, ne pas mettre en place une transaction commerciale avec l'entreprise qui profitera à une personne qui vous est liée) ;
c) ne pas siéger en même temps au conseil d'administration d'une autre société ayant une activité concurrente ; et
d) la divulgation de tous les conflits d'intérêts potentiels et réels (par exemple, des informations sur les accords ou les transactions que vous avez l'intention de conclure ou dans lesquels vous serez impliqué et qui sont potentiellement pertinents pour l'entreprise).
En tant qu'administrateur ou dirigeant, vous ne devez pas partager les informations confidentielles de la société, comme ses secrets commerciaux ou ses listes de clients. Ce devoir de confidentialité subsiste même après votre départ de l'entreprise. Tant que les informations restent la propriété de l'entreprise, vous devez les garder confidentielles.
À moins d'avoir signé un accord de non-concurrence, vous pouvez créer, rejoindre ou siéger au conseil d'administration d'une entreprise concurrente après votre démission, mais vous ne pouvez pas utiliser les informations confidentielles de l'entreprise ni profiter de vos anciennes fonctions d'administrateur ou de dirigeant pour solliciter les clients de l'entreprise.
Vous devez éviter les situations où vos obligations envers l'entreprise et vos intérêts personnels peuvent entrer en conflit. Si, en tant qu'administrateur ou dirigeant, vous êtes susceptible d'être impliqué dans un conflit d'intérêts avec l'entreprise, vous devez le signaler au conseil d'administration dès que vous en avez connaissance. Si vous ne divulguez pas un conflit d'intérêts potentiel ou réel avec l'entreprise, celle-ci ou ses actionnaires peuvent demander à un tribunal d'annuler le contrat ou la transaction en conflit et de vous obliger à rembourser les bénéfices ou les gains que vous avez réalisés grâce à ce contrat ou à cette transaction. Sachez que la divulgation d'un conflit d'intérêts ne vous dispense d'aucun de vos devoirs, comme celui de faire passer les intérêts de l'entreprise avant les vôtres.
En outre, si vous êtes administrateur ou dirigeant ET actionnaire de la même société, vous devez faire passer vos obligations d'administrateur ou de dirigeant avant vos intérêts d'actionnaire. Si vous êtes administrateur de plus d'une société en même temps, vous devez vous assurer que vous remplissez toutes vos obligations envers chacune de ces sociétés.
Sachez que votre obligation générale de loyauté envers l'entreprise se poursuivra pendant une période raisonnable après votre démission de votre poste d'administrateur ou de dirigeant. Plus vous étiez important pour l'entreprise et plus longtemps vous avez exercé vos fonctions d'administrateur ou de dirigeant, plus longtemps durera votre obligation de loyauté.
Devoir de diligence
Dans l'exercice de vos fonctions d'administrateur ou de dirigeant, vous devrez faire preuve du même soin, de la même diligence et des mêmes compétences qu'une personne raisonnablement prudente dans des circonstances similaires. Vous serez tenu de respecter les normes d'une personne possédant vos compétences, votre formation ou votre accréditation. Une partie de ce devoir de diligence consiste à s'assurer que la société respecte toutes les lois et réglementations applicables ainsi que ses propres règlements (par exemple, la loi sur les sociétés commerciales de l'Ontario et toute législation en matière de fiscalité, d'environnement et d'emploi), et vous devez signaler immédiatement tout cas de non-respect.
Que signifie agir en dehors du cadre de mes fonctions ?
Sous réserve d'une convention d'actionnaires stipulant le contraire, en tant qu'administrateur, vous serez responsable de la gestion et de la supervision des affaires de la société, et en tant que dirigeant, vous serez responsable des pouvoirs et des fonctions de gestion qui vous seront délégués par les administrateurs. Les titres des dirigeants et leurs descriptions varient d'une société à l'autre. Vous trouverez généralement dans les statuts de la société des informations sur le conseil d'administration et ses obligations, sur votre rôle de dirigeant et sur les personnes habilitées à signer des documents au nom de la société. Si vous agissez en dehors de votre rôle d'administrateur ou de dirigeant (notamment en signant un contrat que vous n'étiez pas habilité à signer), vous pouvez être tenu personnellement responsable des dommages subis par l'entreprise du fait de vos actions.
Comment puis-je me défendre si l'on m'accuse de ne pas remplir mes fonctions ?
Si vous êtes accusé d'avoir manqué à vos obligations d'administrateur ou de dirigeant, vous pouvez vous défendre en prouvant au tribunal que vous avez agi de bonne foi et sur la base d'informations fiables. Toutefois, pour vous exonérer de toute responsabilité, le juge attendra de vous que vous ayez fait preuve d'un certain degré de diligence, de prudence et/ou de discernement dans l'exercice de vos fonctions. L'ignorance n'est pas une défense, il est donc primordial que, dès le jour où vous entrez dans votre rôle d'administrateur ou de dirigeant, vous vous teniez bien informé de vos devoirs et des affaires, des activités, des objectifs et des finances de l'entreprise. Si vous êtes administrateur, soyez proactif en assistant à toutes les réunions du conseil d'administration et en examinant tous les procès-verbaux, et, en tant qu'administrateur ou dirigeant, tenez un registre détaillé de la manière dont vous vous acquittez de vos fonctions.
Autres modes de protection
Avant de consentir à devenir administrateur ou dirigeant d'une société, renseignez-vous :
a) si la société a souscrit une assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants et demandez à voir la police. Ce type d'assurance est destiné à vous protéger contre toute responsabilité personnelle. Sachez toutefois que l'assurance D&O ne vous protège généralement que dans les cas où vous avez agi en votre qualité d'administrateur ou de dirigeant et qu'elle exclut habituellement la fraude et les infractions pénales.
b) si la société indemnise ses administrateurs et ses dirigeants de toute responsabilité personnelle lorsqu'ils ont agi à la demande de la société. En règle générale, ce type d'indemnisation figure dans les statuts de la société. Sachez que la société ne peut légalement vous indemniser que si vous avez agi "honnêtement et de bonne foi dans l'intérêt de la société".
Conclusion
Être administrateur ou dirigeant d'une société peut être un excellent moyen de s'impliquer dans une entreprise si vous comprenez vos obligations et si vous vous protégez dès le départ. En cas de doute, contactez un avocat d'affaires qui pourra vous fournir les informations dont vous avez besoin avant de avant de dire "oui".
