Dans la première partie de cette série de blogues, nous avons discuté de la signification de la constitution en société et des avantages potentiels de la constitution d'une entreprise. La constitution en société s'accompagne également d'obligations juridiques ponctuelles et récurrentes, dont certaines exigent de l'argent, du temps et de l'attention, comme (a) la production de déclarations de revenus annuelles ; (b) la production de déclarations de renseignements annuelles ; (c) l'enregistrement d'une société fédérale pour qu'elle puisse exercer ses activités dans une province ou un territoire ; (d) l'enregistrement d'une société provinciale pour qu'elle puisse étendre ses activités à une autre province ; (e) la tenue des registres de la société ; (f) la tenue d'assemblées annuelles ou la signature de résolutions annuelles ; et (g) l'obtention de numéros de TVH, de permis et de licences, le cas échéant.
Déclarations d'impôt sur le revenu
Toute société doit déposer une déclaration de revenus annuelle auprès de l'Agence du revenu du Canada au plus tard six mois après la fin de son exercice. Un comptable d'entreprise peut vous aider à produire votre déclaration de revenus annuelle à temps.
Retour d'information
Toute société doit déposer une déclaration initiale de renseignements dans les 60 jours suivant sa constitution et une déclaration annuelle de renseignements indiquant les noms et adresses de ses administrateurs et dirigeants, l'adresse de son siège social et la fin de son exercice financier. Les déclarations de l'Ontario doivent être déposées auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs, par l'intermédiaire du Registre des entreprises de l'Ontario, dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier de la société. Les déclarations fédérales doivent être déposées auprès de Corporations Canada, par le biais du site Web du gouvernement du Canada, par courrier ou par courriel, dans les 60 jours suivant l'anniversaire de la constitution en société. Il n'y a pas de frais pour produire cette déclaration de renseignements. Si une société omet de produire une déclaration de renseignements initiale ou annuelle, le gouvernement peut la dissoudre.
Enregistrer une société fédérale pour qu'elle exerce ses activités dans une province/un territoire
Les lois provinciales exigent que les entreprises constituées en vertu d'une loi fédérale s'enregistrent dans chaque province et territoire où elles exerceront leurs activités. Lorsqu'une entreprise se constitue en société au niveau fédéral, elle peut, en même temps, s'inscrire pour exercer ses activités dans certaines provinces, dont l'Ontario, en déposant une déclaration de renseignements initiale auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs. Si la société prévoit de commencer ses activités en Ontario à une date ultérieure, elle doit déposer la déclaration initiale dans les 60 jours suivant le début de ses activités en Ontario. Il n'y a pas de frais pour déposer cette déclaration de renseignements.
Enregistrement extra-provincial
Si une entreprise constituée en vertu d'une loi provinciale au Canada souhaite exercer ses activités dans une autre province ou un autre territoire, elle doit s'inscrire auprès de cette nouvelle juridiction pour le faire. Par exemple, si une entreprise constituée en Colombie-Britannique souhaite exercer ses activités en Ontario, elle doit déposer une déclaration de renseignements initiale auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs dans les 60 jours suivant la date à laquelle elle commence à exercer ses activités en Ontario. Il n'y a pas de frais pour déposer cette déclaration de renseignements.
Dossiers d'entreprise
Les sociétés sont tenues de tenir leurs registres d'entreprise organisés et à jour. La plupart des sociétés conservent leurs documents, tels que les articles de constitution, les règlements, les grands livres et les registres, les résolutions, les consentements et les démissions des administrateurs et des dirigeants, les souscriptions d'actions et les certificats, ainsi que les copies des accords, dans un registre des procès-verbaux. Sur demande, un avocat d'affaires peut commander votre livre de procès-verbaux et peut préparer et tenir à jour vos dossiers d'entreprise.
Assemblées annuelles et résolutions
Les actionnaires et les administrateurs des sociétés ontariennes et fédérales doivent tenir des assemblées annuelles ou signer des résolutions annuelles dans les 18 mois suivant la constitution en société et tous les 15 mois par la suite (pas plus de six mois après la fin de chaque exercice financier). Au cours des assemblées annuelles ou par le biais de résolutions annuelles, les actionnaires et les administrateurs doivent approuver les états financiers de la société pour l'année précédente, élire les administrateurs, nommer les dirigeants et désigner un comptable pour l'année suivante, et déclarer les primes et les dividendes. Les sociétés qui ne négocient pas leurs actions dans le public peuvent également renoncer à l'obligation de nommer un vérificateur à ce moment-là.
Numéros, permis et licences de la TVH
Une société dont les revenus totaux sont de 30 000 $ ou plus au cours d'une année doit s'inscrire à un compte de TVH. Les sociétés doivent également demander et obtenir tous les permis et licences pertinents avant de s'engager dans des activités commerciales.
Conclusion et prochaines étapes
Comprendre à la fois les avantages d'avoir une société et ses coûts et obligations permanents sont des éléments importants pour constituer une société en toute confiance. En outre, les propriétaires d'entreprise doivent tenir compte d'autres questions, telles que leurs relations actuelles et futures avec des tiers et des collègues actionnaires et la vie de leur société après leur décès. Dans notre prochain blogue, partie 3, nous aborderons ces questions et d'autres considérations importantes avant de se constituer en société.
Pour toute question relative à l'incorporation ou aux affaires, veuillez communiquer avec Jade Renaud au 343-888-8913 ou à jade@ottawa.law. Vous trouverez de plus amples renseignements sur nos services sur notre site Web à Ottawa.Law.
